Dans le domaine des ressources humaines (RH), les processus administratifs prennent une part importante du temps des équipes, ce qui peut entraîner une perte d’efficacité et de réactivité.
Chez 100 Jours pour Entreprendre, nous avons constaté cela à plusieurs reprises, et cela peut mettre des projets en grande difficulté.
Heureusement, de nombreuses tâches répétitives peuvent être automatisées, grâce à des outils numériques.
Les "processus RH" regroupent l'ensemble des actions qui permettent de gérer le capital humain au sein de l'entreprise.
Ces processus peuvent couvrir des domaines aussi variés que le recrutement, la gestion de la paie, la gestion des collaborateurs, la formation, ou encore les congés.
Ces processus RH sont basés sur l'automatisation. Cela consiste à remplacer des tâches manuelles par des outils qui réalisent ces tâches de manière autonome ou semi-autonome.
Voici quelques exemples de processus RH courants :
L'automatisation de ces processus présente de nombreux avantages, comme la réduction des erreurs, la simplification des tâches administratives et la libération de temps pour des activités stratégiques.
Avec la mise en place d'un SIRH dans une PME (ou Système d'Information de Ressources Humaines), vous pourrez bien plus facilement automatiser chacune de ces tâches.
Dans le cadre de projets pour 100 Jours pour Entreprendre, nous avons remarqué que ces processus RH étaient plus ou moins adaptés à l'automatisation.
Certaines tâches RH sont particulièrement chronophages et peuvent être facilement automatisées avec des outils SIRH adaptés. D'autres, à l'inverse, méritent bien plus d'attention au quotidien.
Malheureusement, si vous n'étudiez pas les tâches spécifiques à automatiser, vous risquez de laisser de côté les plus importantes d'entre elles.
Pour vous aider à y voir plus clair, voici quatre processus à considérer pour automatiser vos ressources humaines, que nous avons pu tester à plusieurs reprises :
L'onboarding, ou processus d'intégration des nouveaux employés, est une étape à ne pas négliger pour garantir une bonne intégration dans l'entreprise de chaque employé.
Cette tâche peut impliquer une multitude de démarches administratives :
Ces tâches peuvent être, grâce à un SIRH, être automatisées pour gagner en efficacité. Par ailleurs, de nombreuses plateformes permettent de centraliser tous ces aspects et de les automatiser, réduisant ainsi la charge administrative pour les responsables RH.
Dans un autre registre, l'offboarding, c'est-à-dire le processus de départ des collaborateurs, est une tâche qui nécessite aussi une gestion fluide. Cela peut inclure :
L'automatisation de ces étapes permet de simplifier le processus, de garantir que toutes les démarches sont effectuées et d'assurer une transition fluide, tant pour l'entreprise que pour le collaborateur.
La gestion des congés et des absences est l'un des processus RH les plus courants à automatiser. Gérer manuellement les demandes de congés, les absences pour maladie ou encore les jours fériés peut rapidement devenir très chronophage.
L'automatisation avec un SIRH permet d'assurer un suivi précis et en temps réel des absences des collaborateurs, tout en permettant aux employés de faire leurs demandes via un portail en ligne.
Certains outils automatisés permettent aussi de vérifier en temps réel les soldes de congés restants et de calculer les absences de manière plus fiable.
Grâce à ces systèmes, les responsables RH et assistants administratifs n'ont plus à saisir manuellement chaque demande, et les employés peuvent facilement consulter leur solde de congés et poser leurs demandes.
Lors de nos expériences pour 100 Jours pour Entreprendre, nous avons constaté que la gestion des absences devient non seulement plus rapide, mais aussi plus transparente pour tous les acteurs concernés.
Dans une entreprise, le développement des compétences des employés est un enjeu à ne pas prendre à la légère. Cependant, la gestion des demandes de formations peut s'avérer complexe si elle est effectuée à la main.
En effet, la demande, l'approbation et le suivi des formations professionnelles nécessitent souvent plusieurs étapes administratives qui peuvent être automatisées.
Les outils de gestion des salariés ou des formations permettent aux employés de soumettre facilement leurs demandes de formation.
Cela permet aussi aux responsables RH d'examiner et d'approuver ces demandes de manière plus rapide.
Ces plateformes permettent aussi de suivre les dates des formations, d'envoyer des rappels aux participants et d'évaluer l'impact de ces formations.
L'évaluation des performances des employés est l'un des processus ayant le plus d'impact quand il est automatisé dans les entreprises.
Traditionnellement, les évaluations impliquent des échanges manuels, des collectes de "feedbacks" (c'est-à-dire de retours d'informations de la part des collaborateurs), des entretiens individuels et une compilation des résultats.
Comme nous l'avons constaté dans nos expériences professionnelles, ce processus est non seulement long, mais aussi susceptible d'entraîner des erreurs humaines.
L'automatisation de ce processus permet de standardiser les critères d'évaluation, de centraliser les retours et de générer des rapports détaillés et précis.
Par ailleurs, les outils SIRH que nous avons pu utiliser permettent d'instaurer des cycles réguliers, d'envoyer des rappels aux managers et de collecter des retours en temps réel.