Notre selection des meilleurs logiciels de recouvrement de créances

🧾 Qu'est-ce qu'un logiciel de recouvrement ?

Un logiciel de recouvrement est un logiciel qui facilite la gestion des créances impayées de votre entreprise.

Il centralise les factures, automatise les relances et suit les paiements.

❓ Pourquoi utiliser un logiciel de recouvrement pour son entreprise ?

Ces logiciels sont utilisés par les entreprises car ils permettent de gérer efficacement les créances impayées et d'automatiser les relances.

Ils représentent aussi un gain de temps significatif pour les dirigeants ou les services administratifs chargés des recouvrements dans une entreprise.

⚙️ Quelles sont les fonctionnalités indispensables d'un logiciel de gestion de recouvrement ?

Si certaines fonctionnalités des logiciels de recouvrement sont secondaires, et ne conviennent qu'à certaines entreprises, d'autres nous semblent indispensables.

Pour optimiser le suivi et garantir le paiement de vos créances, notre expérience avec des projets chez 100 Jours pour Entreprendre nous a permis d'identifier les fonctionnalités que vous devriez toujours retrouver dans n'importe quel logiciel de gestion de recouvrement :

🔗 Intégration avec votre outil comptable

L'intégration d'un logiciel de recouvrement avec votre outil comptable est indispensable pour synchroniser automatiquement les données financières.

Cela permet de suivre les factures impayées en temps réel, sans ressaisie manuelle, évitant ainsi les erreurs et les incohérences par un gestionnaire administratif ou un assistant de direction.

Cela assure un gain de temps très important et améliore l'efficacité des processus de relance.

Cette interconnexion permet aussi une meilleure communication et un partage d'informations précis et factuel pour l'entreprise, comme pour le créancier.

📅 Plan de relances personnalisés

La création de plans de relances entièrement personnalisés fait aussi partie des fonctionnalités à ne pas négliger.

Cela consiste à pouvoir ajuster la fréquence et le ton des relances selon les types de clients, les montants en jeu ou le degré d'urgence.

Là encore, le bénéfice est important, car cette partie est entièrement gérée par le logiciel de recouvrement, et plus par un assistant de gestion administratif.

En fonction de la situation, le logiciel permet d'envoyer des rappels automatiques  sur un format prédéfini, tout en adaptant le message au cas par cas.

Cela garantit une gestion plus souple et plus humaine des relances, ce qui permet d'augmenter les chances de recouvrement.

Cette adaptation permet aussi de maintenir de bonnes relations avec vos clients, dans le cas où vous ne souhaiteriez pas arrêter votre collaboration.

🕓 Historique des relances

Réaliser un suivi des relances est très chronophage, surtout si vous n'avez pas d'outil tiers comme un logiciel de recouvrement.

C'est pour cette raison que la présence d'un historique des relances nous semble nécessaire parmi les fonctionnalités de ces logiciels.

Cela consiste à mettre en place un suivi et conserver un registre de toutes les actions effectuées, des premiers rappels aux mises en demeure, en passant par les échanges téléphoniques et les e-mails.

Cette visibilité vous permet de mieux comprendre l'évolution du dossier, d'éviter les doublons dans les relances, et d'avoir des informations précises à fournir en cas de litige.

S'il est nécessaire de reprendre la main sur une créance, ou de faire intervenir d'autres collaborateurs, c'est aussi ce qui facilite le suivi d'un dossier.

📈 Suivis des KPI

Les KPI (Key Performance Indicator) sont des indicateurs de performance que vous suivez forcément dans votre entreprise.

Cela peut concerner des chiffres plus stratégiques sur votre prospection commerciale, mais ces chiffres concernent aussi les recouvrements.

Parmi les KPI des logiciels de recouvrement, vous avez accès à des indicateurs comme le délai moyen d'un recouvrement, le taux de recouvrement en moyenne, ou encore le montant total des créances en cours.

Ces indicateurs vous offrent une vue d'ensemble de vos performances et permettent d'identifier rapidement les axes d'amélioration.

Vous pouvez ainsi ajuster vos actions pour maximiser le recouvrement tout en suivant de près l'évolution de votre trésorerie.

👥 Espace client

Mettre à disposition un espace client permet à vos débiteurs d'accéder à un portail dédié où ils peuvent consulter leurs factures, leurs créances en cours, et même envoyer des messages concernant leurs paiements.

Cette fonctionnalité encourage la transparence et la communication, ce qui peut accélérer la résolution des problèmes de paiement.

En offrant cette autonomie, vous améliorez aussi la satisfaction client, car celui-ci peut suivre l'état de ses paiements en temps réel, sans avoir vraiment l'impression d'être face à un service de recouvrement.

💳 Paiement en ligne

Si vous souhaitez simplifier au maximum vos recouvrements, le paiement en ligne est une fonctionnalité dont vous ne pouvez pas vous passer.

En intégrant une solution de paiement électronique directement dans le logiciel de recouvrement, vous permettez aux clients de régler leurs factures rapidement via différents moyens comme les cartes bancaires, les virements, ou encore les prélèvements automatiques selon vos préférences.

Cela facilite l'expérience utilisateur et contribue à la réduction du délai de paiement. C'est aussi un excellent moyen pour éviter toutes les erreurs de saisie possibles par votre client.

👥 Multi-utilisateurs

Un logiciel de recouvrement "multi-utilisateurs" permet à plusieurs membres de votre équipe d'accéder simultanément à l'outil.

Cette fonctionnalité est primordiale pour les entreprises où plusieurs collaborateurs ou services sont impliqués dans le suivi des créances.

Chaque utilisateur peut être attribué à un rôle spécifique avec des permissions adaptées, garantissant ainsi un contrôle et une sécurité des données.

👌 Facilité d'utilisation

Un outil de recouvrement intuitif, avec une interface claire et bien structurée, permet de gagner du temps et de réduire la courbe d'apprentissage pour les collaborateurs amenés à l'utiliser.

Si les fonctionnalités sont facilement accessibles et les processus de gestion des créances simplifiés, cela signifie que le logiciel de recouvrement sera rapidement adopté dans votre organisation.

🛠️ SAV

Un SAV (Service Après-Vente) réactif et compétent vous permet de gérer plus facilement les bugs, les mauvaises manipulations, ou même répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir autour du logiciel.

🔍 Sur quels critères choisir son logiciel de recouvrement de créances ?

D'après notre expérience avec des projets pour 100 Jours pour Entreprendre, le choix d'un bon logiciel de recouvrement peut être différent d'une entreprise à une autre.

Si la principale fonctionnalité d'un logiciel de recouvrement est de gérer vos créances efficacement, chaque outil répond à des besoins très différents.

Si vous manquez d'expérience sur le sujet, nous avons regroupé les critères qui nous semblent essentiels pour choisir un logiciel de recouvrement vraiment adapté à vos besoins…

🏢 La taille de votre entreprise

Le logiciel de recouvrement que vous choisirez doit correspondre à la taille de votre entreprise. Si vous êtes une petite structure (comme une TPE ou en tant qu'auto-entrepreneur), un logiciel simple, intuitif et abordable fera souvent l'affaire.

Il doit permettre de suivre facilement les créances en attente et d'automatiser certaines tâches comme l'envoi de relances pour les clients qui sont régulièrement en retard.

En revanche, une grande entreprise nécessitera un outil beaucoup plus complet, capable de gérer un volume de créances élevé, d'intégrer des fonctionnalités avancées (dont la gestion multi-utilisateurs, ou la création de reporting détaillé) et de s'adapter aux spécificités de différents services.

📌 Vos besoins

Comme pour tout type logiciel professionnel que nous avons testé avec 100 Jours pour Entreprendre, chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de recouvrement.

Certains nécessitent un suivi de créances strict avec des alertes automatiques, tandis que d'autres auront besoin d'outils plus sophistiqués pour négocier directement avec les débiteurs ou pour gérer des cas complexes de recouvrement judiciaire.

Même si ce travail peut être fastidieux et difficile si vous ne vous êtes jamais penché sur le sujet, essayez d'abord d'identifier les fonctionnalités clés dont vous avez besoin.

Cela peut concerner l'automatisation des relances, le suivi des paiements, la gestion des litiges, l'intégration avec des services juridiques, ou d'autres besoins.

🛠️ Les outils que vous utilisez déjà

Votre logiciel de recouvrement doit s'intégrer à la perfection aux autres outils déjà utilisés par votre entreprise, sans quoi vous perdez tout l'intérêt de celui-ci.

Que vous ayez à votre disposition un CRM (Customer Relationship Management) comme Salesforce, un ERP (Enterprise Resource Planning) comme Cegid ou un logiciel de comptabilité, assurez-vous que votre logiciel de recouvrement sera compatible avec ces derniers.

En communiquant facilement entre eux, vous éviterez de nombreuses saisies manuelles, et vos échanges seront alors bien plus fluides.

Dans le cas où vous vous rendez compte que vos outils ne sont pas compatibles, vous devrez changer de logiciel de recouvrement, ou bien accepter de changer vos autres outils actuellement utilisés.

💰 Votre budget

Comme tous les logiciels professionnels, les prix des logiciels de recouvrement varient très fortement en fonction des tailles d'entreprises et des différentes fonctionnalités.

Avant de vous engager à utiliser un outil de recouvrement, vous pouvez par exemple définir un budget à ne pas dépasser.

Pour cela, si vous avez besoin de méthode, vous pouvez par exemple estimer le gain de temps apporté par un logiciel de recouvrement, et quantifier celui-ci pour réaliser un premier budget.

N'oubliez pas de vous intéresser de très près à la tarification, mensuelle ou annuelle, car elle peut avoir des impacts sur vos coûts.

Enfin, n'hésitez pas à poser des questions pour savoir si une formation ou une assistance complémentaire est nécessaire, car cela peut représenter un coût non-négligeable pour certaines organisations.

🎯 Quelles sont les techniques de recouvrement ?

Même si nous n'avons pas toujours eu recours à l'utilisation de logiciels de recouvrement pour 100 Jours pour Entreprendre, nous avons toujours souhaité anticiper sur les potentielles stratégies à mettre en place.

Même si cela demande une certaine technicité, si vous êtes contraint de demander un recouvrement à l'un de vos clients, cela vous permettra d'aborder le sujet plus sereinement…

🔍 Stratégie de recouvrement anticipative

Une stratégie de recouvrement anticipative consiste à agir en amont pour éviter les retards de paiement.

Dans les faits, cela se matérialise par la mise en place de conditions de paiement claires dès le début de la relation commerciale, ainsi qu'une communication régulière avec les clients.

Dans une stratégie de recouvrement anticipative, vous allez constamment surveiller la solvabilité des clients, proposer des échéanciers en fonction de leur situation, et rappeler les dates d'échéance avant même qu'un paiement ne soit dû.

Ce suivi proactif permet de réduire le risque d'impayés et de maintenir de bonnes relations avec vos clients. Pour votre entreprise, c'est aussi un très bon moyen de sécuriser votre trésorerie.

📊 Stratégie de recouvrement graduelle

Comme son nom l'indique, le recouvrement graduel suit une approche par étapes pour récupérer les créances.

Cela peut commencer par des relances amiables, souvent automatisées, via des e-mails, des SMS ou même via des courriers postaux.

Si ces premières tentatives échouent, des actions plus fermes peuvent être envisagées, telles que des relances téléphoniques, la mise en demeure ou encore la négociation de plans de paiement.

En dernier recours, le passage au recouvrement judiciaire peut être envisagé.

Cette méthode progressive permet d'établir un dialogue avec le débiteur et de résoudre les impayés sans rupture brutale de la relation commerciale, tout en escaladant les actions si nécessaire.

🤝 Stratégie de recouvrement par externalisation

Externaliser le recouvrement consiste à confier la gestion des créances à un prestataire spécialisé, comme une société de recouvrement ou un cabinet d'huissiers.

Cette stratégie est particulièrement utile si vous n'avez pas de ressources internes pour gérer efficacement vos créances, ou dans le cas de créances beaucoup plus complexes et qui s'inscrivent dans le temps.

Concrètement, l'externalisation permet de déléguer les relances et d'assurer une meilleure gestion des dossiers, tout en profitant de l'expertise de professionnels.

Cette solution vous permet de vous libérer du temps pour vous concentrer sur d'autres priorités.

Néanmoins, cette option peut engendrer des coûts supplémentaires, avec généralement un pourcentage de la transaction récupéré par la société de recouvrement.

💡 Nos conseils pour bien choisir son logiciel de recouvrement

Après avoir utilisé des logiciels de recouvrement pour plusieurs entreprises avec 100 Jours pour Entreprendre, voici nos conseils pour faire votre choix :

⚙️ Fonctionnalités

Vérifiez que les fonctionnalités du logiciel de recouvrement correspondent bien à vos besoins, notamment en vous basant sur les fonctionnalités ci-dessus.

🚀 Facilité de déploiement

Assurez-vous que le logiciel sera facile à mettre en place dans votre entreprise, surtout si vous avez une organisation interne sous plusieurs services.

🔄 Mises à jour

Consultez les mises à jour du logiciel avant de souscrire à celui-ci, et vérifiez que l'éditeur réalise régulièrement des mises à jour avec de nouvelles fonctionnalités.

💵 Prix

Comparez les différents prix d'un logiciel à un autre, et essayez de limiter les coûts en souscrivant un abonnement annuel si cela permet d'obtenir une réduction importante.