Comment choisir un logiciel de gestion du temps ?

Pourquoi digitaliser le suivi des heures ?

Un outil de suivi des horaires recueille les informations relatives aux arrivées, aux départs et aux interruptions de travail. Selon son niveau de paramétrage, il peut également comparer les heures déclarées avec le planning théorique et faire remonter les anomalies aux responsables.

Cette centralisation limite les documents dispersés et les échanges par e-mail. Les données validées peuvent ensuite servir à alimenter les compteurs, à contrôler les heures supplémentaires ou à préparer les éléments variables destinés à la paie.

Le besoin comporte aussi une dimension réglementaire. En France, lorsque les salariés d’un même service ne travaillent pas selon un horaire collectif identique, l’article L3171-2 du Code du travail prévoit l’établissement de documents permettant notamment de décompter leur durée de travail. Les modalités retenues doivent néanmoins être adaptées aux accords, aux conventions collectives et aux situations individuelles.

Quels critères comparer avant de choisir ?

Le nombre de fonctionnalités ne suffit pas à évaluer une solution de gestion des temps et des activités. Un outil très complet peut devenir difficile à administrer s’il ne correspond pas aux usages quotidiens des salariés.

L’entreprise doit commencer par identifier ses populations : personnel administratif, télétravailleurs, équipes de terrain, salariés postés ou collaborateurs répartis sur plusieurs établissements.

Les méthodes de saisie et de pointage

Les salariés travaillant dans un bureau peuvent généralement déclarer leurs heures depuis un ordinateur. Les équipes itinérantes ont davantage besoin d’un accès mobile. Dans un commerce, un atelier ou un site industriel, une pointeuse partagée peut être plus simple à utiliser.

Factorial propose le pointage depuis un ordinateur ou une application mobile. La solution présente également un système par QR code et une option de géolocalisation permettant d’encadrer l’enregistrement selon le lieu.

ManaTime distingue trois méthodes principales : la saisie des horaires par le salarié, la badgeuse dématérialisée accessible sur ordinateur ou smartphone et la badgeuse physique installée dans les locaux. Cette diversité peut être utile aux entreprises qui souhaitent adopter des règles différentes selon les métiers ou les établissements.

Le traitement des écarts et des heures supplémentaires

Enregistrer une heure d’arrivée ne représente qu’une partie du processus. La plateforme de suivi du temps de travail doit aussi gérer les oublis de badgeage, les retards, les pauses et les différences entre horaires prévus et réalisés.

Un salarié doit pouvoir signaler une erreur, tandis que son responsable doit disposer des droits nécessaires pour la vérifier. Les règles d’arrondi, les seuils, les majorations et les tolérances doivent également être configurables selon le cadre applicable.

Factorial met en avant le suivi des feuilles de temps, des pauses et des heures supplémentaires, accompagné de circuits d’approbation et de rapports. ManaTime prévoit le traitement des anomalies, la correction des oublis et le calcul des heures supplémentaires selon les règles configurées dans l’outil.

Les connexions avec le planning et la paie

La comparaison doit porter sur la relation entre le planning théorique, les absences et les heures réellement accomplies. Une absence déjà approuvée ne devrait pas apparaître comme une anomalie ou un défaut de pointage.

Factorial associe le contrôle des horaires à la gestion des plannings et des congés dans une plateforme RH plus large. Les informations recueillies peuvent alimenter différents rapports et processus liés à la paie.

ManaTime relie également la planification, les absences et les temps déclarés. Après validation, les données peuvent être utilisées pour les compteurs, les tableaux de bord et les exports de paie. Dans les deux cas, l’entreprise doit vérifier la compatibilité avec son prestataire ou son logiciel de paie.

Deux approches de la gestion des temps

Une plateforme RH étendue avec Factorial

Factorial présente son offre comme une plateforme destinée à centraliser de nombreux processus RH. En complément du contrôle des heures, elle couvre notamment les congés, les plannings, les documents, les talents, les dépenses et certains processus de paie.

Cette approche peut intéresser une entreprise qui souhaite réunir plusieurs fonctions dans un environnement commun. Les collaborateurs accèdent ainsi à différents services RH depuis une même interface.

Le projet doit toutefois être évalué dans sa globalité. Il faut notamment examiner les modules nécessaires, les droits d’accès, les intégrations disponibles et les conditions d’accompagnement. Une plateforme très étendue ne sera réellement pertinente que si l’entreprise prévoit d’utiliser plusieurs de ses fonctionnalités.

Plusieurs modes de pointage avec ManaTime

ManaTime propose également plusieurs modules RH. Sur le volet du temps de travail, la solution insiste sur la possibilité d’associer différents modes de déclaration.

Son logiciel de gestion du temps de travail combine la saisie autodéclarative, le pointage dématérialisé et la badgeuse physique. Une entreprise peut ainsi équiper différemment ses bureaux, ses sites de production et ses équipes mobiles.

Ce positionnement peut convenir aux organisations hybrides ou multisites. Le choix entre les différents dispositifs doit toutefois être défini selon les conditions de travail et le niveau de contrôle réellement nécessaire.

Tableau comparatif des fonctionnalités

Ce tableau repose sur les fonctionnalités présentées sur les sites officiels. Certaines options peuvent dépendre de l’offre souscrite, du paramétrage choisi ou d’une intégration complémentaire.

Quelle solution privilégier selon son organisation ?

Factorial peut correspondre à une entreprise qui recherche un environnement RH étendu et souhaite centraliser plusieurs processus. Son application mobile, son système par QR code et ses modules complémentaires constituent des critères pertinents lorsque la centralisation est prioritaire.

ManaTime peut être envisagé lorsqu’une organisation souhaite adapter le pointage à plusieurs catégories de salariés. La présence d’une badgeuse physique, en complément des méthodes numériques et déclaratives, peut répondre aux contraintes des entreprises disposant de bureaux, d’entrepôts ou de sites de production.

La décision ne doit pas reposer uniquement sur une liste de fonctionnalités. Il faut aussi comparer la simplicité d’utilisation, le coût total, les possibilités d’export, l’assistance et les conditions de reprise des données.

Un test mené auprès d’un petit groupe permet de mesurer le temps nécessaire au pointage, à la correction d’une anomalie et à la validation par un responsable.

Quelles précautions avant le déploiement ?

Un système de pointage numérique traite des informations concernant l’activité des salariés. Son utilisation doit respecter les principes de transparence, de sécurité, de minimisation et de proportionnalité.

La CNIL rappelle qu’un dispositif de contrôle ne doit pas placer les salariés sous surveillance permanente. La géolocalisation doit répondre à une finalité légitime et ne pas être utilisée si un moyen moins intrusif permet déjà d’atteindre l’objectif recherché.

Avant la mise en service, l’entreprise doit définir les données indispensables, informer les personnes concernées et limiter les accès au personnel habilité. Elle doit également déterminer une durée de conservation appropriée et consulter les représentants du personnel lorsque cette formalité est applicable.

Ces précautions concernent Factorial comme ManaTime. La présence d’une fonctionnalité dans un outil ne signifie pas que son utilisation est automatiquement justifiée dans toutes les entreprises.

Conclusion

Choisir une solution GTA suppose avant tout de comprendre les contraintes de l’organisation. Factorial met en avant un environnement RH étendu et plusieurs formes de pointage numérique. ManaTime se distingue notamment par la coexistence de la déclaration manuelle, de la pointeuse virtuelle et de la badgeuse physique.

Avant de trancher, l’entreprise doit cartographier ses populations, ses règles horaires et ses échanges avec la paie. Une démonstration fondée sur des scénarios concrets permettra de comparer objectivement les deux plateformes et de vérifier leur capacité à s’intégrer aux procédures déjà en place.

FAQ

À quoi sert une solution de gestion des temps ?

Elle centralise les horaires, les pauses, les écarts et les validations. Elle peut également faciliter le suivi des heures supplémentaires et la préparation des éléments de paie.

Factorial et ManaTime permettent-ils de pointer sur mobile ?

Oui. Les deux plateformes présentent des possibilités de pointage depuis un appareil mobile. Les options disponibles peuvent varier selon l’offre choisie.

Quelle plateforme propose une badgeuse physique ?

ManaTime présente officiellement une badgeuse physique associée à son module de présence. Factorial met principalement en avant le pointage numérique, l’application mobile et le QR code.

Les deux outils gèrent-ils les plannings ?

Oui. Factorial et ManaTime proposent des fonctionnalités de planification. Leur articulation avec les horaires, les absences et la paie doit être étudiée pendant la démonstration.

La géolocalisation est-elle toujours autorisée ?

Non. Elle doit répondre à un besoin légitime et rester proportionnée. Un dispositif moins intrusif doit être privilégié lorsqu’il permet d’atteindre le même objectif.

Comment comparer concrètement les deux solutions ?

Il est conseillé de tester plusieurs scénarios : arrivée, pause, oubli de badgeage, télétravail, heure supplémentaire, correction par le salarié et validation par le responsable.