L’externalisation des services RH est une tendance croissante dans les entreprises cherchant à optimiser leurs ressources.
Pour tous les bénéfices que cela apporte, chez 100 Jours pour Entreprendre, nous nous sommes inscrits sur cette démarche depuis de nombreuses années.
Mais est-ce toujours une bonne idée pour les entreprises ? Nous vous proposons d’explorer davantage l’externalisation des ressources humaines pour trouver la réponse…
Par Frédéric OLIVIERIModifié le 10/02/25 à 15:23
🛠️ Qu'est-ce que l’externalisation des Ressources Humaines ?
Concrètement, l'externalisation des RH (Ressources Humaines) consiste à confier certaines fonctions RH à un prestataire externe spécialisé.
Ces services peuvent concerner la gestion de la paie, le recrutement, la formation ou encore l'administration du personnel.
L'objectif de cette externalisation est de vous permettre de vous concentrer sur votre activité, en bénéficiant d'une expertise professionnelle dans les ressources humaines, comme nous l'a confirmé Boost RH, un cabinet de ressources humaines à Paris.
🤔 Pourquoi les entreprises externalisent-elles les RH ?
Si cette approche est particulièrement prisée par les petites entreprises qui n'ont pas toujours les ressources nécessaires pour maintenir un service RH complet en interne, elle séduit aussi les grandes organisations pour déléguer des tâches répétitives et chronophages.
En effet, les entreprises externalisent principalement leurs services RH pour réduire leurs coûts et gagner du temps.
Cela leur permet aussi de profiter de compétences spécialisées dans le droit du travail ou les technologies RH, tout en restant flexibles et réactives face aux changements.
🌟 Les avantages de l’externalisation RH
Externaliser les services RH de votre entreprise vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier, mais apportent aussi bien d'autres avantages que nous avons découverts avec 100 Jours pour Entreprendre…
Avantages
Explication
💰 Réduction des coûts
Externaliser les RH permet de diminuer les coûts liés aux salaires, à la formation, et à l'administration.
⏱️ Gain de temps
En déléguant les tâches administratives répétitives, vous vous concentrez sur des projets stratégiques.
🎯 Accès à des compétences spécialisées
Profitez d’experts en droit du travail, paie et recrutement sans avoir à les former.
📈 Amélioration de la productivité
Vos équipes sont libérées des tâches chronophages, ce qui améliore l’efficacité.
🔄 Flexibilité opérationnelle
Adaptez vos besoins RH selon la saison ou la croissance de l'entreprise sans embauches fixes.
💰 Réduction des coûts et gain de temps
En externalisant vos RH, vous réduirez les dépenses liées aux salaires, à la formation et à la gestion des infrastructures RH.
Vous économiserez aussi du temps, en déléguant des tâches chronophages comme la gestion de la paie ou des congés, ce qui vous permet de vous concentrer sur des priorités plus stratégiques.
🎯 Accès à des expertises pointues
Faire appel à des prestataires externes pour vos ressources humaines vous permet d'accéder à des compétences plus spécialisées en droit du travail, dans la gestion de la paie ou encore du recrutement.
Cela vous garantit une gestion encore plus réussie des ressources humaines, notamment pour les PME qui n'ont pas de département RH complet.
🔄 Flexibilité et adaptabilité
Les entreprises qui gèrent les ressources humaines des autres organisations apportent une grande flexibilité dans leurs prestations, en fonction de la taille, de l'activité ou la période de l'année, sans avoir à recruter du personnel supplémentaire ou à former des collaborateurs en continu.
📈 Amélioration de la productivité et focus sur le cœur de métier
Libérée des tâches administratives et répétitives, vous pourrez plus facilement vous recentrer sur le développement et les activités principales de votre entreprise.
En optimisant la gestion des ressources humaines pour 100 Jours pour Entreprendre, nous avons remarqué une amélioration de la productivité globale, un meilleur engagement des collaborateurs, et un meilleur accompagnement dans le parcours professionnel de chacun.
⚠️ Les risques et inconvénients de l’externalisation RH
L'externalisation des services RH présente des avantages indéniables, mais elle comporte aussi des risques et des inconvénients que vous ne pouvez pas ignorer pour votre entreprise…
🛑 Perte de contrôle sur certaines fonctions internes
La perte de contrôle est le risque le plus dangereux pour votre organisation.
En effet, l'externalisation des RH implique de confier des tâches sensibles à un prestataire externe, ce qui peut entraîner une perte de maîtrise sur des processus clés, comme la gestion des salaires ou les décisions juridiques.
Vous risquez de ne plus avoir de visibilité sur ces fonctions, et de dépendre entièrement de vos prestataires…
😕 Mécontentement des collaborateurs
Les collaborateurs peuvent se sentir moins pris en considération lorsque les décisions RH sont gérées par un prestataire externe.
Ce manque de proximité et d'écoute peut affecter leur motivation et leur engagement. Cela entraîne, indirectement, une baisse de satisfaction, surtout s'il y a une absence de contact direct avec le prestataire.
📝 Quelles tâches RH externaliser ?
L'externalisation des tâches RH permet de déléguer des missions chronophages, tout en améliorant l'efficacité des collaborateurs.
Notre expérience avec 100 Jours pour Entreprendre nous a montré les principales fonctions qui nous semblent les plus intéressantes à externaliser.
Service RH
Avantages de l'externalisation
📄 Gestion de la paie
Réduction des erreurs de paie, conformité légale garantie, et gain de temps considérable.
👩💼 Recrutement
Accès à des outils de sourcing spécialisés et des recruteurs expérimentés.
📚 Formation des salariés
Programmes sur mesure, accès à des experts pédagogiques, et formation continue sans surcharge interne.
🗂️ Gestion des contrats
Conformité avec le droit du travail, réduction des litiges potentiels et suivi rigoureux des dossiers.
📊 Reporting RH
Analyse des indicateurs de performance RH plus précise et aide à la prise de décision.
La gestion administrative est souvent la première à être externalisée. En confiant la paie, la gestion des contrats et le suivi des congés à des experts externes, cela vous permettra de réduire les erreurs, gagner en efficacité, et respecter les conformités légales qui évoluent.
🎯 Recrutement et gestion des talents
Externaliser le recrutement et la gestion de vos salariés et freelances vous permet de bénéficier d'une réelle expertise pour attirer les meilleurs candidats.
Les prestataires externes davantage maîtrisent les outils et techniques de recrutement, ce qui améliore nécessairement la qualité des embauches.
Ces prestataires ont aussi la capacité à mieux identifier les besoins en compétences spécifiques des entreprises.
📚 Formation et développement des compétences
Tout au long de votre vie professionnelle, vos salariés seront à la recherche de formations pour développer leurs compétences.
Externaliser la formation et le développement de vos salariés vous permet d'accéder à des programmes de formation que vous n'auriez pas trouvé par vos propres moyens.
Il arrive que certains prestataires proposent également des formations sur mesure, et en adéquation avec les objectifs stratégiques de votre entreprise.
📊 Gestion des indicateurs RH et reporting
L'externalisation de la gestion des indicateurs RH et du reporting permet une collecte, une analyse et un suivi plus rigoureux des données clés pour votre organisation.
Les prestataires spécialisés fournissent des outils de suivi performants et offrent une vision claire de la performance des ressources humaines, ce qui aide les équipes dirigeantes à prendre des décisions éclairées et à optimiser les processus internes.
💻 Les outils et solutions pour une externalisation RH efficace
Pour réussir leur externalisation RH, les entreprises s'appuient sur des outils technologiques adaptés à leurs besoins.
Voici les principales solutions qui garantissent une gestion efficace des ressources humaines externalisées selon nos expériences pour 100 Jours pour Entreprendre :
🛠️ L’alternative des logiciels SIRH
Les SIRH (Systèmes d'Information des Ressources Humaines) comme Combo, Cegid, ou Talentsoft, centralisent les données RH et automatisent les tâches administratives.
Cela fait d'eux une excellente alternative pour externaliser vos ressources humaines. Ils vous permettent de gérer efficacement le personnel, de suivre les indicateurs de performance, et réduisent les erreurs humaines.
🕒 Les avantages des solutions de Gestion des Temps et Activités (GTA)
Les solutions de GTA, comme Keeple, KiwiRH, et Eurécia, permettent de suivre précisément les horaires, les absences, et les heures supplémentaires de vos employés.
Chacun de ces outils offre une transparence accrue sur le temps de travail, optimisant ainsi la planification et réduisant les risques d’erreurs dans la gestion des effectifs.
Selon notre expérience avec 100 Jours pour Entreprendre, externaliser cette gestion garantit une meilleure maîtrise des coûts et améliore la productivité.
💳 Outils de paie et automatisation des tâches administratives
L'automatisation de la paie avec des solutions comme Openpaye, ADP, ou Bestpaye permet de réduire les risques d'erreurs, tout en accélérant le processus de rémunération.
En déléguant cette tâche, vous vous assurez d'être en conformité face aux régulations fiscales et sociales, tout en réduisant votre charge administrative.
❓ 3 questions à se poser avant d’externaliser la gestion RH
Vous songez à externaliser votre gestion RH ? Vous avez encore des difficultés à vous représenter les opportunités qu'une telle opération représente pour votre entreprise ?
Voici les 3 questions que nous avons le plus souvent rencontré dans le cadre de nos projets pour 100 Jours pour Entreprendre.
🎯 Quels processus RH externaliser en priorité ?
Si nous estimons que la gestion administrative des paies, des congés, et des contrats, est toujours la première tâche à déléguer en priorité, il est préférable de réaliser une étude sur vos besoins au préalable.
Pour cela, n'hésitez pas à prendre le temps nécessaire pour auditer votre activité actuelle pour prendre vos premières décisions en conséquence.
👥 Comment maintenir le lien avec les collaborateurs ?
Même avec l'externalisation de vos ressources humaines, assurez-vous de garder une communication régulière avec les employés pour maintenir le lien avec eux.
Pour cela, vous pouvez impliquer les managers et les gestionnaires des ressources humaines internes pour rester à l'écoute des besoins de chacun des salariés, en maintenant un dialogue transparent et en cohérence avec les valeurs de votre organisation.
🔒 Quelles garanties attendre en termes de confidentialité et sécurité des données ?
Pour garantir une véritable sécurité de vos données, vous pouvez choisir en priorité des prestataires certifiés, mettant en avant le respect du RGPD(Règlement Général sur la Protection des Données).
Avant de faire votre choix, n'hésitez pas à demander aux prestataires quels sont les protocoles mis en place pour protéger et gérer les informations sensibles, éviter les fuites de données, ou partager des données non-autorisées.
Questions fréquentes
Les domaines RH les plus externalisés concernent la gestion de la paie, le recrutement, la formation, l’administration des congés et des contrats, mais peuvent aussi comprendre d’autres domaines selon votre activité.
Pour une externalisation réussie, vous pouvez vous appuyer sur les logiciels SIRH, les solutions de Gestion des Temps et Activités (GTA), et les outils de paie automatisés.
Avant de vous engager avec un prestataire, n’oubliez pas de vérifier ses références ou à en demander s’il ne les communique pas, à vous assurer que vos données sont bien sécurisées, et que les tâches pour votre entreprise sont planifiées en temps et en heure.
Frédéric Olivieri conseille les entreprises sur le choix de logiciels pour optimiser la productivité, automatiser les processus, gagner du temps, et améliorer la collaboration entre équipes. Il aide également à identifier les outils les plus adaptés aux besoins spécifiques de chaque entreprise.