Gérer les dépenses professionnelles peut rapidement devenir un casse-tête pour les TPE et PME. C’est pourquoi choisir le bon outil pour automatiser la gestion des notes de frais est essentiel.
100 Jours pour Entreprendre à sélectionné pour vous les meilleurs logiciels et applications de notes de frais.
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Jenji est une plateforme complète pour la gestion des dépenses professionnelles, utilisant l’intelligence artificielle pour automatiser les processus. Elle permet une numérisation avancée des reçus et un suivi en temps réel des dépenses d’entreprise.
Carte bancaire : Non disponible
Application : Oui
Cibles : PME
Suivis : Temps réel
Reconnaissance (OCR) : Oui
iPaidThat est une plateforme de gestion des dépenses qui centralise les factures et les notes de frais, permettant une synchronisation automatique avec les comptes bancaires. Il facilite la numérisation et l’automatisation des tâches pour les équipes financières.
Carte bancaire : Non disponible
Application : Oui
Cibles : TPE et PME
Suivis : Temps réel
Reconnaissance (OCR) : Oui
iZyFrais est une solution simple et efficace pour la gestion des notes de frais, proposant des fonctionnalités de scan de reçus et de remboursement automatisé. Il est particulièrement adapté aux petites entreprises cherchant une solution peu coûteuse.
Carte bancaire : Non disponible
Application : Oui
Cibles : TPE
Suivis : Non
Reconnaissance (OCR) : Oui
ONexpense propose une solution complète pour gérer les notes de frais, avec des fonctionnalités de scan de reçus et une automatisation des processus de remboursement. Il est conçu pour les entreprises cherchant à centraliser la gestion des dépenses.
Carte bancaire : Non disponible
Application : Oui
Cibles : TPE et PME
Suivis : Temps réel
Reconnaissance (OCR) : Oui
Pennylane est une plateforme de gestion financière intégrée, offrant des outils pour la gestion des notes de frais et des dépenses professionnelles. Elle permet un suivi centralisé des dépenses et une intégration directe avec la comptabilité.
Carte bancaire : Non disponible
Application : Oui
Cibles : PME
Suivis : Temps réel
Reconnaissance (OCR) : Non
N2F est un logiciel de gestion des notes de frais accessible via mobile et web, permettant une dématérialisation complète des processus de remboursement. Il est conçu pour les entreprises de toutes tailles cherchant à simplifier la gestion des dépenses en automatisant les tâches répétitives.
Carte bancaire : Non disponible
Application : Oui
Cibles : TPE et PME
Suivis : Temps réel
Reconnaissance (OCR) : Oui
Vous perdez du temps à gérer les notes de frais de vos employés ? Vous souhaitez mieux contrôler les dépenses de vos salariés, sans y passer plus de temps ?
Chez 100 Jours pour Entreprendre, nous avons eu l'occasion d'essayer les meilleurs logiciels de gestion de notes de frais sur le marché, pour mieux vous aider à faire votre choix…
Une application de notes de frais est un service disponible en ligne, depuis votre navigateur, ou à travers une application que vous installez sur un ordinateur ou sur un smartphone.
Ces applications permettent aux employés d'une entreprise de saisir des notes de frais professionnelles, et aux chargés de direction administrative de les traiter.
| Fonctionnalité | Description |
|---|---|
| 🔍 Saisie automatisée | Reconnaissance des caractères (OCR) sur les reçus |
| 💱 Gestion des devises | Conversion automatique des frais en devises |
| 📊 Reporting | Création de rapports personnalisés |
| 🔗 Intégration ERP/CRM | Synchronisation avec des logiciels tiers |
| 📈 Suivi des dépenses | Vue d'ensemble des dépenses par catégorie |
Vous avez de nombreuses raisons d'utiliser une application de notes de frais pour votre entreprise.
Après avoir utilisé plusieurs applications dans le cadre de nos projets chez 100 Jours pour Entreprendre, voici les principales raisons qui nous ont poussé à continuer à les utiliser.
Utiliser une application de notes de frais permet de simplifier considérablement les processus internes à votre entreprise.
Grâce à des fonctionnalités intuitives et automatisées, les employés peuvent soumettre leurs dépenses en quelques clics, directement depuis leur smartphone.
La saisie manuelle des notes de frais est remplacée par des systèmes comme la reconnaissance optique des caractères (OCR), où une simple photo du reçu génère automatiquement une dépense.
Ce gain de temps réduit les erreurs de saisie et les oublis. Du côté de la comptabilité, le traitement des demandes devient plus rapide et structuré, car les données sont centralisées et facilement accessibles.
En dématérialisant les notes de frais, les entreprises peuvent réduire leurs coûts opérationnels. L'automatisation des tâches administratives liées à la gestion des dépenses permet d'économiser du temps, et donc de l'argent.
Moins d'erreurs humaines signifient également une diminution des coûts associés aux corrections et aux ajustements.
D'après notre utilisation, nous avons constaté que les applications de notes de frais favorisent une meilleure visibilité des dépenses en temps réel, permettant ainsi un contrôle plus strict et l'identification rapide des fraudes potentielles.
À terme, cette optimisation contribue à une meilleure gestion budgétaire et à une rationalisation des ressources.
Au sein de plusieurs projets avec 100 Jours pour Entreprendre, nous avons été confrontés à des pertes de données.
En effet, un simple oubli de ticket de caisse, ou une information incomplète saisie par un salarié, peut avoir des conséquences comptables à ne pas négliger.
Les applications de notes de frais limitent les risques de perte de données grâce à la numérisation instantanée des justificatifs et à l'archivage sécurisé dans le cloud.
Contrairement aux reçus papier qui peuvent être facilement égarés ou endommagés, les justificatifs numériques sont directement enregistrés et conservés dans une base de données centralisée.
Cela garantit que les informations sont disponibles à tout moment, tant pour les collaborateurs que pour l'équipe comptable.
De plus, cette centralisation permet de faciliter les audits internes et les contrôles fiscaux, en assurant une traçabilité complète des dépenses.
Pour les entreprises françaises et européennes, la sécurité des données est un enjeu à ne pas prendre à la légère.
Les applications de notes de frais intègrent des mesures avancées pour garantir la confidentialité et la protection des informations sensibles.
Les solutions les plus avancées offrent un chiffrement de bout en bout des données, en conformité avec des normes internationales comme le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) ou la norme internationale ISO 27001 liée à la sécurité des systèmes d'information.
Cela garantit que les justificatifs et les informations financières ne peuvent pas être interceptés ou modifiés.
De plus, l'accès à l'application est généralement protégé par des systèmes d'authentification robustes, comme la double authentification, renforçant ainsi la sécurité globale des données collaborateur et entreprise.
Vous songez à changer de logiciel de notes de frais ? Si vous hésitez encore à conserver votre logiciel actuel, ou à changer de solution, voici quelques raisons qui peuvent faire mûrir votre réflexion :
Si vous ne savez pas comment vous y prendre pour choisir le bon logiciel de notes de frais, vous pouvez par exemple vous baser sur ces critères que nous avons également suivi pour 100 Jours pour Entreprendre :
Avant de sélectionner un logiciel, identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise, notamment :
Un bon logiciel de notes de frais doit pouvoir s'intégrer avec vos autres outils, comme :
Une bonne gestion des notes de frais en déplacement nécessite souvent une application mobile.
Si vous choisissez un logiciel qui permet de saisir les dépenses en temps réel, avec reconnaissance des reçus via OCR et gestion des devises étrangères, vous :
